La capacitación de personal: inversión donde ganamos todos


Un mundo que se transforma constantemente y un público cada vez más heterogéneo y demandante requieren organizaciones capacitadas para adaptarse y dar respuesta a sus exigencias. Por eso las instituciones cada vez están más pendientes de la capacitación de su personal.

No importa si son públicas o privadas, grandes o pequeñas. La capacitación de personal es fundamental para todas ellas. A continuación, te explicaremos en qué consiste y por qué está cada vez más en boga.

Lo más importante

  • Las capacitaciones de personal varían según las necesidades de la organización y sus empleados. Así, es cada vez más común encontrar propuestas en diversas áreas que van desde lo técnico hasta lo teórico y lo emocional.
  • No debería entenderse a las capacitaciones como un gasto que emprende la organización, sino todo lo contrario. Estas son inversiones sociales que traerán solo beneficios tanto a la organización como a quienes la conforman. Así lo sostiene incluso la Organización Internacional del Trabajo.
  • Elegir el tipo de capacitación y cómo se llevará a cabo son tareas que demandan una atención constante tanto a indicadores objetivos como subjetivos. No solo los números de una organización pueden estar diciéndonos que es hora de mejorar conocimientos y aptitudes de quienes conforman la institución.

Lo que debes saber sobre la capacitación de personal

Tanto si eres empleado o jefe, este artículo será de vital relevancia para entender en qué consiste el entrenamiento laboral y por qué sería ideal que todas las organizaciones lo lleven a cabo. En los siguientes apartados descubrirás cómo funciona y cuáles son los beneficios que conlleva.

¿En qué consiste la capacitación del personal?

La capacitación de personal se torna más y más importante en un mundo globalizado, competitivo y en constante profesionalización. Los colegios y universidades se convierten en bienes cada vez más accesibles, dándole la posibilidad a distintos sectores sociales de obtener certificados académicos.

Sin embargo, observamos que los trabajos son cada vez más demandantes, y exigen conocimientos y certificaciones que exceden a los adquiridos durante los estudios universitarios.

El conocimiento es un elemento fundamental en toda institución y muchas veces se puede esperar que los nuevos ingresantes lo traigan a ella. Sin embargo, a veces es mejor instruir a los empleados que ya tenemos y que así mejoren su desempeño actual.

Es lo que se conoce como «capacitación de personal» (o adiestramiento cuando son tareas más prácticas). Se trata de una de las estrategias más prometedoras para poder hacer frente a estos cambios que mencionábamos.

¿Por qué es importante la capacitación del personal?

Contar con una capacitación de personal constante permite a las organizaciones mayor eficiencia y competitividad mediante la formación de los recursos humanos que la componen. Esto se debe a que:

  • Prepara al trabajador para ocupar una vacante o un nuevo puesto.
  • Eleva los niveles de desempeño.
  • Permite aplicar nuevas tecnologías en las actividades diarias.
  • Actualiza y perfecciona conocimientos, habilidades, aptitudes y conductas, mejorando los que ya trae consigo el personal.

Asimismo, estimula la adopción de nuevas filosofías en el trabajo y actitudes frente a los compañeros y la organización. Al mismo tiempo, permite la transmisión de nuevos valores beneficiosos para todas las partes, como veremos a lo largo del artículo, especialmente en el apartado «¿Es siempre redituable capacitar al personal? El win-win de la capacitación de personal«.

Es importante capacitar al personal en forma constante para adaptarse al entorno y no perecer ante nuestra competencia. (Fuente: The Climate Reality Project: Hb6uWq0i4MI/ unsplash.com)

¿Todas las instituciones deberían capacitar a su personal?

¡Sí! Independientemente de su figura legal, tamaño, procedencia y fines. Los expertos aseguran que la capacitación de personal es fundamental para mejorar el funcionamiento de cualquier tipo de organización. Y aunque esté condicionado por el tiempo y el dinero del que se disponga, hoy hay ofertas variadas e incluso gratuitas para afrontarla.

El mundo que nos rodea es cambiante, y esto aplica al interior de las organizaciones también. Por eso, siempre es necesaria la formación constante en todo tipo de instituciones. Así, se podrá contar con las herramientas necesarias para hacer frente a estos cambios de manera idónea y competente.

Las fases que componen a una buena capacitación de personal

Este proceso suele presentarse en fases o etapas más o menos estandarizadas. Algunos autores y blogs plantean una fase de entrada, la constitución del programa y la evaluación. A nosotros nos parece interesante una capacitación pensada en seis etapas.

Fases de la capacitación Tareas esperadas
Planeación Se definen los objetivos de la capacitación en relación también a los de la organización. Relacionada al qué y para qué, siempre condicionada por los recursos propios de la institución como los económicos y humanos.
Diagnóstico Se conoce en qué situación se encuentra la organización y sus componentes para determinar sus fortalezas y debilidades en cuanto a conocimientos, habilidades, actitudes y destrezas de los trabajadores. Esto permite identificar las necesidades (diferencia entre desempeño y expectativas) que pueden ser manifiestas o encubiertas.
Programación Se establecen los objetivos de la capacitación en sí, los temas a tener en cuenta y las prioridades. Todo ello se ve materializado en un plan de capacitación (compuesto de programas en sintonía con este) que debe ser acorde a la visión y misión de la organización. Aquí también debe plasmarse el presupuesto que se destinará a este proyecto.
Ejecución Se desarrollan las acciones específicas de la capacitación. Los capacitadores que lo ejecuten varían y las modalidades elegidas también.*
Evaluación Una etapa típicamente subestimada pero sumamente importante. Aquí se califican tanto el programa de capacitación como los resultados de este en los trabajadores. A partir de esta etapa se pueden conocer los aciertos y errores del programa. Existen distintas evaluaciones según en el momento en el que se apliquen (inicial, intermedia, seguimiento, final).
Seguimiento Se identifica el impacto de la capacitación, comparando cómo se estaba antes y cómo ahora.

Necesitamos resaltar que estas etapas no deben entenderse en forma estática ni aisladas una de las otras. Muy al contrario, la modificación de una de ellas influirá en el resto de las fases, debiendo muchas veces rediseñar partes de todas ellas. Al mismo tiempo, como se ve claramente en la evaluación, estas fases se superponen y llevan a cabo muchas veces de manera simultánea con otras. En el video siguiente, queda claro hasta qué punto a veces es difícil entender qué etapa es anterior o posterior a la otra.

*Esto se explicará en otro apartado más adelante.

Cada empleado es único: Tipos de capacitaciones de personal

Tal como venimos resaltando, todas las organizaciones deberían tener dentro de sus prioridades la capacitación del personal. Sin embargo, el tipo de institución, el puesto de trabajo y la experiencia de quien quiere profesionalizarse, así como el grado de formalidad de la capacitación, influirán en el tipo de capacitación que finalmente se elija.

Capacitación según el puesto de trabajo

El plan de capacitación de personal difiere según a quién está dirigido (operario, gerente, supervisor, back-office, front-office, etc.). Las necesidades que se detectarán serán distintas y por ende también el plan. Sin embargo, es menester tener siempre presente que todos los perfiles y puestos necesitan capacitaciones que completen y aumenten su formación.

Capacitación según la experiencia del empleado

Las formaciones son recomendadas para quienes ingresan por primera vez a la organización, para que conozcan su funcionamiento y qué se espera de ellos en sus actividades cotidianas. También se aconsejan para los empleados que ya están trabajando, ya sea para conocer mejor cómo desarrollar las actividades o aprendan nuevas técnicas o conocimientos con los que no cuentan y el contexto cambiante exige.

Capacitación según el grado de formalidad

El tipo de capacitación varía también según su grado de formalidad (y a veces el de la misma empresa). Es decir, a menudo son más ad hoc y consisten en la transmisión de conocimientos de un trabajador a otro, o charlas más informales e improvisadas donde se explican contenidos, técnicas y herramientas.

En cambio, en otras oportunidades estas capacitaciones son más formales, dictadas incluso por profesionales ajenos a la organización e idóneos en la temática específica. Estas a veces incluyen certificados oficiales avalados por instituciones académicas y empresariales.

Los métodos más utilizados para capacitar al personal: Cómo y cuándo aplicarlos

Cada plan y programa debe definir de qué forma será llevado a cabo. Esto estará vinculado a los objetivos de la capacitación, el tipo de empleado y otros condicionantes relevantes (recursos disponibles, tiempo, expectativas, etc). Entre los más utilizados podríamos mencionar:

Método de entrenamiento Cuándo Cómo
Inducción Formación a empleados recién ingresados Llevado a cabo por los mismos empleados (RR. HH. muchas veces) a partir de charlas más relajadas e informales
Entrenamiento motivacional Cuando el personal se encuentra desmotivado y desganado Indagar en las causas de estos sentimientos a partir de encuestas. Proponer casos prácticos, rol-play, discusiones de grupo
Capacitación organizacional Cuando se quiere capacitar diferentes escalafones y sectores Programa formativo que se realiza a través de talleres y charlas. Hoy en día se utiliza mucho el e-learning
Entrenamiento de liderazgo Conocido como desarrollo de jefes. Cuando se necesita capacitar mandos altos que lideren proyectos y equipos. Difunde temas como la administración del tiempo, conducción, análisis y toma de decisiones Muchas veces requieren capacitaciones formales como seminarios y especializaciones. Pueden hacerse lecturas obligatorias y conferencias también

En esta gráfica observamos cuáles eran las herramientas preferidas de las empresas norteamericanas para capacitar su personal en el año 2020.

¿Cómo saber cuándo es momento de capacitar al personal?

Las organizaciones deben estar constantemente atentas al rendimiento de sus empleados y sus desempeños. Con ello nos referimos a indicadores visibles y cuantitativos, pero también a otros más intangibles y hasta privados, como interrelaciones dentro del espacio de trabajo y sentimientos que se generan.

Cuando se trata de un conocimiento nuevo para la organización, es fácil identificar que es momento de capacitar. Sin embargo, muchas veces no es tan evidente.

Se debería estar atento a los desfasajes entre lo que la persona necesitaría saber para desempeñar una tarea y lo que realmente sabe. Es muy importante comprender que los puestos no son estáticos y los conocimientos que se requieren para desempeñarlos correctamente varían.

Como dijimos, las organizaciones idealmente deberían hacer evaluaciones a nivel interno. Pueden realizarlas a través de diversas técnicas como encuestas, hojas de reclamos, simulacros y pruebas para conocer qué sucede e intentar dar respuesta a las necesidades de sus empleados. Esto traería beneficios para ellos y la empresa.

Más o menos formales, más o menos profesionalizadas. Las capacitaciones de personal variarán según a quién se dirigen y los objetivos perseguidos. (Fuente: Austin Distel: rxpThOwuVgE/ unsplash.com)

¿Es siempre redituable la formación de nuestros empleados? El win-win de la capacitación de personal

Ahora bien, se nos podría argumentar que la capacitación demanda tiempo y dinero o que podría generar conflictos con los empleados que no quieren recibirla. También podría decirse que puede ser entendida como innecesaria cuando se puede incorporar nuevo personal que cuente ya con estos conocimientos y otras afirmaciones que suelen presentarse.

Sin embargo, desde este artículo, queremos insistir en el impacto positivo de la capacitación de personal continua. Esto debe ser necesariamente entendido como una inversión en su capital humano, que se verá reflejado en réditos incluso económicos.

En este gráfico se observa cómo el presupuesto destinado a la capacitación del personal aumenta proporcionalmente con los años (excepto durante el 2020 en el contexto de pandemia). Esto demuestra cómo las empresas confieren con los años mayor importancia a esta temática.

Esto se debe a que mejora la autoestima de los empleados, hace que se sientan valorados, útiles y cada vez más a la altura de las circunstancias. Además, incentiva el sentimiento de pertenencia. También genera una sinergia dentro de la empresa, viéndose todos motivados y con expectativas a poder crecer e incluso escalar de posiciones.

Por otro lado, beneficia indiscutidamente a la empresa, estando más preparada para hacer frente a la competencia con empleados más profesionales y preparados. Mejora también la imagen de la organización, su renombre y prestigio, viéndose reflejado incluso en sus números reales.

Finalmente, la capacitación del personal repercutirá en la misma sociedad. Perfeccionando los conocimientos y capacidades de los empleados, se los prepara para un mundo competitivo y muchas veces voraz a la hora de conseguir nuevos puestos laborales.

Fernando VargasEspecialista del Centro Interamericano para el Desarrollo del Crecimiento en la Formación Profesional (OIT)
«El talento humano debe ser entendido como fin y medio para el desarrollo.»

Conclusión

Se puede observar que en algunos aspectos no existe un consenso unívoco, como en la tipología de la capacitación o el orden de sus fases. Sin embargo, todos coinciden en la suma de beneficios que trae consigo la capacitación de personal en toda organización.

Lejos de ser entendida como un gasto de la empresa, apostar a la capacitación de personal continua es una inversión social donde todos ganan.

(Fuente de la imagen destacada: Baranq: 53957321/ 123rf.com)

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